Il vous arrive sûrement de recevoir des documents par e-mail que vous devez ensuite renvoyer dûment signés. La tâche est assez fastidieuse : vous devez d’abord imprimer et signer la paperasse, plus la scanner, et enfin renvoyer le tout par e-mail. Le service Web DocuSign met un terme à ce carrousel.
Avec DocuSign , la signature d’un document s’effectue de manière entièrement électronique. L’opération est plus rapide, permet d’économiser de l’encre et du papier, et est, selon le développeur américain DocuSign Inc., extrêmement sûre. Le service est disponible en près de 40 langues, y compris le français, et est ainsi très approprié pour la correspondance internationale.
Pour signer un document sous forme électronique, vous devez d’abord le télécharger sur DocuSign. Par un éditeur PDF en ligne, vous pouvez ensuite faire glisser plusieurs éléments sur la page. Pensez à une signature ou à un paraphe, à la date de la signature ou à une case de sélection permettant de cocher certains endroits dans le document (par exemple pour répondre à une question à choix multiple). À partir de votre nom d’utilisateur, DocuSign crée automatiquement une série de signatures et de paraphes (d’apparence manuscrite) parmi lesquelles vous pouvez faire votre choix. Mais vous pouvez également télécharger une image scannée de votre propre signature, voire signer vous-même le document à l’aide de la souris. Avec un numéro d’identification unique et quelques données personnelles, cette signature constitue votre carte d’identité personnelle DocuSign, qui garantit l’authenticité de la signature.
Bien entendu, DocuSign ne devient réellement pratique que si l’expéditeur (lisez : la partie qui a besoin de votre signature) utilise lui-même ce service. Vous recevez alors par e-mail un lien vers la page Web où vous pourrez relire et apposer une signature électronique sur le document. Un bouton permettant de télécharger un PDF du fichier pour vos propres archives n'a pas été oublié.
Il faut également citer la possibilité de faire signer un document par plusieurs personnes, et ce, dans l’ordre que vous souhaitez. Il est alors impossible de court-circuiter le processus : tant que la personne la plus importante n’a pas donné son accord, la suivante dans la liste ne peut pas apposer sa signature. Sauf si vous indiquez dans les Paramètres que les intéressés peuvent déterminer eux-mêmes l’ordre des signatures. Des Tableaux de bord étendus sur lesquels vous pouvez voir d’un coup d’œil le statut de tous les documents envoyés clôturent le tableau.
Il existe différentes versions du service. Pour une utilisation personnelle, il est préférable d’opter pour DocuSign Ink: cette version totalement gratuite, parfaitement adaptée pour signer rapidement un document, est de plus également disponible comme appli pour Android et iOS. Si vous avez besoin de possibilités plus avancées, vous pourrez envisager un abonnement payant au grand frère DocuSign, qui laisse le choix entre différentes formules (à partir de 14,99 dollars par mois). Vous pouvez commencer par essayer gratuitement la plupart des abonnements pendant 30 jours.
Michel van der Ven
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